Działalność transportowa w Polsce jest jednym z kluczowych sektorów gospodarki. Aby spółka transportowa była prowadzona w sposób legalny, niezbędne jest spełnienie szeregu wymogów prawnych,w tym uzyskanie licencji transportowej. W artykule przedstawimy, jak założyć spółkę transportową w Polsce i jakie warunki należy spełnić, aby uzyskać odpowiednie zezwolenia. Artykuł uwzględnia aktualne przepisy na 2025 rok, w tym nowe wymagania dla pojazdów do 3,5 t DMC.

Czym jest spółka transportowa i dlaczego warto ją założyć?

Spółka transportowa to podmiot gospodarczy zajmujący się przewozem osób lub rzeczy, zazwyczaj drogą lądową. W Polsce branża transportowa rozwija się szybko dzięki rosnącemu eksportowi i e-commerce. Założenie spółki transportowej pozwala na legalne prowadzenie działalności, dostęp do unijnych rynków i korzyści podatkowe. Jednak proces wymaga starannego przygotowania, aby uniknąć błędów, które mogą opóźnić start firmy.

Według danych GUS, sektor transportowy w Polsce zatrudnia ponad 1 milion osób, a jego wartość przekracza 200 mld zł rocznie. Jeśli chcesz wejść w ten rynek, zacznij od wyboru formy prawnej.

1. Wybór formy prawnej spółki

Wybór odpowiedniej struktury to podstawa sukcesu spółki transportowej. Najpopularniejsze opcje to:

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) – Idealna rozwiązanie dla spółki transportowej, zakłada ograniczenie odpowiedzialność udziałowców do wysokości wniesionych udziałów. Minimalny kapitał zakładowy spółki wynosi 5 000 zł. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest podmiotem łatwym w zarządzaniu, szczególnie polecanym dla firm z flotą pojazdów.
• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) nie jest co prawda spółką, ale również umożliwia prowadzenie działalności transportowej. W ramach jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel odpowiada całym majątkiem osobistym, co może być problematyczne w branży transportowej. Ryzyko w tej branży jest bowiem wysokie ze względu na wypadki na trasie czy opóźnienia dostaw. JDG polecana jest jedynie dla małych firm transportowych na start.
• Spółka komandytowa lub akcyjna – tego typu spółki wybierane są rzadziej, głównie w przypadku większych przedsięwzięć. Wymagają wyższego kapitału i bardziej skomplikowanej struktury.

Przed wyborem skonsultuj się z doradcą podatkowym, aby dostosować formę spółki do charakteru i struktury biznesu.

2. Rejestracja spółki

Aby spółka transportowa mogła zacząć prowadzić działalność gospodarczą, należy:

• Zarejestrować firmę w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) przez portal S24.
• Uzyskać numer NIP i REGON: Automatycznie po rejestracji w KRS lub CEIDG.
• Założyć konto bankowe: Dedykowane dla firmy, niezbędne do przeprowadzania transakcji i podnoszenia wiarygodności finansowej spółki.
• Wpłacić kapitał zakładowy (minimum 5 000 zł dla spółki. z o.o.) – w formie pieniężnej lub aportu (np. pojazdy).

Cały proces rejestracji spółki transportowej trwa 1-4 tygodnie w 2025 roku, w zależności od formy.

3. Warunki uzyskania licencji transportowej

Licencja transportowa to kluczowy dokument dla każdej spółki transportowej. Bez niej nie możesz prowadzić przewozów. W 2025 roku wymagania pozostają zgodne z unijnymi regulacjami (Rozporządzenie WE nr 1071/2009). Oto główne warunki:

a) Zatrudnienie Zarządzającego transportem

Spółka transportowa musi zatrudniać osobę z Certyfikatem Kompetencji Zawodowych (CKZ) w transporcie drogowym. Może to być właściciel lub pracownik. CKZ uzyskuje się po egzaminie (koszt ok. 800-1000 zł + szkolenie).

b) Stabilność finansowa

Przedsiębiorca musi wykazać odpowiednie zabezpieczenie finansowe:

• 9 000 euro na pierwszy pojazd,
• 5 000 euro na każdy kolejny pojazd.

Sposób udokumentowania: środki na rachunku bankowym spółki, gwarancja bankowa lub polisa ubezpieczeniowa. Dla pojazdów do 3,5 t DMC (nowe wymagania od 2022) – wspólnotowa licencja spedycyjna jest obowiązkowa przy przewozach międzynarodowych.

c) Baza eksploatacyjna

Firma transportowa potrzebuje rzeczywistego adresu siedziby oraz miejsca do parkowania pojazdów. Adres musi być stały i udokumentowany.

d) Brak zaległości podatkowych i składkowych

Przedsiębiorca nie może mieć zaległości w ZUS i US, a także musi posiadać dobrą reputację, co potwierdzają stosowne zaświadczenia. Dla spółek transportowych z pojazdami powyżej 3,5 t przewidziane są dodatkowe wymogi związane z kontrolą czasu pracy kierowców.

4. Złożenie wniosku o licencję transportową

Po spełnieniu powyższych warunków należy złożyć wniosek o licencję do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD) lub właściwego starostwa powiatowego. Opłata za licencję zależy od okresu jej ważności oraz liczby pojazdów. Czas oczekiwania: 1-3 miesiące. W 2025 roku wnioski składane online przyspieszają proces.

5. Dodatkowe obowiązki spółek transportowych

W momencie, gdy licencja transportowa zostanie uzyskana, firma musi:

• Regularnie odnawiać licencję i certyfikaty (co 5-10 lat),
• Przestrzegać przepisów dotyczących czasu pracy kierowców (Rozporządzenie 561/2006),
• Zapewnić odpowiednie ubezpieczenie pojazdów i OC przewoźnika.
• Prowadzić ewidencję tachografów i raportować do GITD.

Niezgodność grozi karami do 30 000 zł.

Koszty założenia spółki transportowej w 2025 roku

Szacunkowe koszty:

• CKZ: 800-2000 zł,
• Zabezpieczenie finansowe: 9000+ euro (ok. 40 000 zł),
• Licencja: 800-2000 zł,
• Razem: ok. 100 000 zł na start.

Podsumowanie

Zakładanie spółek transportowych w Polsce wymaga spełnienia określonych formalności, kluczowe jest uzyskanie odpowiednich licencji, zabezpieczenie finansowe oraz dbałość o zgodność z przepisami. Dlatego też znacznie lepszym rozwiązaniem jest gotowa spółka z licencją spedycyjną.

Nie możesz zwlekać z otwarciem firmy transportowej ? Skontaktuj się z nami, oferujemy gotowe spółki z licencją transportową na sprzedaż.