Planujesz rozpocząć działalność w branży transportowej lub rozszerzyć swoje usługi o przewozy międzynarodowe? Jeśli zamierzasz wykorzystywać busy o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) do 3,5 tony, musisz poznać aktualne wymagania prawne. Od 2022 roku przepisy dotyczące licencji transportowej uległy istotnej zmianie, która objęła obowiązkami również przewoźników wykonujących międzynarodowe przewozy lekkimi pojazdami . W tym przewodniku krok po kroku wyjaśniamy, kiedy licencja jest wymagana, jakie warunki należy spełnić, ile to kosztuje i jakie są konsekwencje braku odpowiednich uprawnień.

Czym jest licencja wspólnotowa na transport międzynarodowy?

Licencja wspólnotowa to decyzja administracyjna wydawana przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD), która uprawnia przedsiębiorcę do wykonywania zarobkowego transportu drogowego na terenie Unii Europejskiej . Dokument ten jest niezbędny dla każdego, kto chce legalnie przewozić towary poza granice Polski w celach komercyjnych.

Warto podkreślić, że licencja wspólnotowa uprawnia nie tylko do przewozów międzynarodowych, ale również do kabotażu, czyli transportu wykonywanego na terenie innego państwa członkowskiego UE . Oznacza to, że posiadając ten dokument, możesz realizować zlecenia zarówno w tranzycie przez kraje europejskie, jak i wewnątrz nich.

Kto musi posiadać licencję na transport międzynarodowy do 3.5 tony?

Kluczowa zmiana dla przewoźników busami nastąpiła 21 maja 2022 roku. Zgodnie z przepisami Pakietu Mobilności, obowiązek posiadania licencji wspólnotowej został rozszerzony na pojazdy o DMC od 2,5 do 3,5 tony, które wykonują zarobkowy międzynarodowy przewóz rzeczy .

W praktyce oznacza to, że każdy przedsiębiorca realizujący odpłatne przewozy towarów poza granice Polski busem o DMC powyżej 2,5 tony musi posiadać licencję oraz wypis z licencji dla każdego pojazdu wykorzystywanego do takich przewozów.

Kiedy licencja nie jest wymagana? Regulacje przewidują kilka wyjątków :

• Transport krajowy pojazdami do 3,5 tony – co do zasady nie wymaga licencji. Wystarczy zarejestrowana działalność gospodarcza z odpowiednim kodem PKD.
• Przewóz na potrzeby własne – jeśli transport jest pomocniczy wobec podstawowej działalności firmy, dotyczy własnego ładunku i nie jest wykonywany za wynagrodzeniem.
• Międzynarodowy przewóz osób – nie podlega obowiązkowi licencyjnemu dla pojazdów do 3,5 tony.

Uwaga! Wyjątek od reguły dla transportu krajowego stanowi sytuacja, gdy bus z przyczepą przekracza łączną DMC 3,5 tony – wtedy licencja jest wymagana również w kraju .

Warunki uzyskania licencji transportowej do 3.5 tony

Aby uzyskać licencję wspólnotową dla pojazdów do 3,5 tony, przedsiębiorca musi spełnić cztery podstawowe wymagania określone w rozporządzeniu (WE) nr 1071/2009 oraz ustawie o transporcie drogowym .

1. Certyfikat Kompetencji Zawodowych (CKZ)

W firmie musi być wyznaczona osoba zarządzająca transportem, która posiada ważny Certyfikat Kompetencji Zawodowych. Dokument ten potwierdza wiedzę z zakresu prawa transportowego, logistyki, bezpieczeństwa oraz zarządzania firmą przewozową. Certyfikat uzyskuje się po zdaniu państwowego egzaminu w Instytucie Transportu Samochodowego (ITS) .

Jeśli samodzielnie nie posiadasz CKZ, możesz zatrudnić osobę, która taki certyfikat ma. Może to być pracownik lub współpracownik na podstawie umowy cywilnoprawnej, ale musi ona rzeczywiście zarządzać transportem w firmie.

2. Zdolność finansowa – specyficzne kwoty dla transportu do 3.5 tony

Dla pojazdów o DMC do 3,5 tony obowiązują niższe progi zabezpieczenia finansowego niż dla transportu ciężkiego :

• 1 800 euro – na pierwszy wykorzystywany pojazd
• 900 euro – na każdy dodatkowy pojazd

Zdolność finansową można udokumentować na kilka sposobów: gwarancją bankową, polisą ubezpieczeniową odpowiedzialności zawodowej przewoźnika (OCP) lub wyciągami z konta firmowego potwierdzającymi posiadanie odpowiednich środków .

3. Dobra reputacja

Przedsiębiorca oraz osoba zarządzająca transportem muszą legitymować się niekaralnością. Wymóg ten obejmuje brak skazań za określone przestępstwa umyślne, w tym przestępstwa skarbowe, przeciwko bezpieczeństwu w ruchu drogowym, mieniu, wiarygodności dokumentów, środowisku oraz warunkom pracy .

Dobrą reputację potwierdza się zaświadczeniem z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) oraz odpowiednim oświadczeniem składanym we wniosku licencyjnym.

4. Baza eksploatacyjna i siedziba firmy

Przedsiębiorca musi posiadać rzeczywistą i stałą siedzibę na terenie Polski oraz bazę eksploatacyjną – miejsce do parkowania, obsługi i zarządzania pojazdami . Baza nie musi być własnością firmy, ale konieczne jest udokumentowanie prawa do jej użytkowania.

Procedura uzyskania licencji krok po kroku

Krok 1: Zgromadzenie wymaganych dokumentów

Przygotuj komplet dokumentów, który obejmuje :

• Wniosek o udzielenie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego i licencji wspólnotowej
• Oświadczenie osoby zarządzającej transportem
• Kopię Certyfikatu Kompetencji Zawodowych
• Dokumenty potwierdzające zdolność finansową
• Oświadczenie dotyczące bazy eksploatacyjnej
• Zaświadczenie z KRK o niekaralności
• Oświadczenie o niekaralności
• Wykaz pojazdów
• Dowód uiszczenia opłat administracyjnych

W przypadku ubiegania się o licencję dla pojazdów 2,5–3,5 tony należy użyć dedykowanych formularzy dostępnych na stronie GITD (np. druk LM1 dla wniosku, WPCM dla wykazu pojazdów) .

Krok 2: Złożenie wniosku do GITD

Wniosek wraz z załącznikami składa się do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego – Biura do Spraw Transportu Międzynarodowego. Dokumenty można złożyć:

• Osobiście w siedzibie GITD w Warszawie
• Listownie
• Elektronicznie przez platformę ePUAP (wymagany profil zaufany lub podpis kwalifikowany)

Jeśli nie posiadasz jeszcze zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, możesz złożyć jeden wniosek obejmujący oba uprawnienia jednocześnie .

Krok 3: Oczekiwanie na decyzję i odbiór dokumentów

Urząd ma miesiąc na rozpatrzenie wniosku . W przypadku stwierdzenia braków formalnych, GITD wezwie do ich uzupełnienia w terminie 7 dni. Po pozytywnej weryfikacji otrzymasz decyzję o udzieleniu licencji wspólnotowej oraz wypisy z licencji dla każdego zgłoszonego pojazdu.

Ile kosztuje licencja na transport międzynarodowy do 3.5 tony?

Całkowity koszt uzyskania licencji składa się z kilku elementów :

Opłaty administracyjne (jednorazowe):

Element	Koszt
Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika	1 000 zł
Licencja wspólnotowa (do 5 lat)	4 000 zł + 440 zł za każdy wypis
Licencja wspólnotowa (do 10 lat)	8 000 zł + 880 zł za każdy wypis

Dodatkowe koszty:

• Ubezpieczenie OCP – ok. 300–500 zł rocznie w zależności od liczby pojazdów
• Certyfikat Kompetencji Zawodowych – koszt egzaminu i ewentualnego kursu przygotowawczego
• Zaświadczenia z KRK – ok. 30 zł za osobę

Przykład dla firmy z jednym busem, licencja na 5 lat: 1 000 zł + 4 000 zł + 440 zł + ok. 300 zł (ubezpieczenie) + 30 zł (KRK) = ok. 5 770 zł

Kary za brak licencji – konsekwencje finansowe i prawne

Brak wymaganej licencji w transporcie międzynarodowym to poważne naruszenie przepisów, które może skutkować :

• Karą pieniężną – do 12 000 zł za każdy stwierdzony przypadek nielegalnego przewozu
• Zatrzymaniem pojazdu – do czasu wyjaśnienia sprawy lub uzupełnienia dokumentów
• Utratą dobrej reputacji – co może uniemożliwić uzyskanie licencji w przyszłości
• Zakazem wykonywania działalności transportowej – w przypadku powtarzających się naruszeń

W transporcie międzynarodowym kontrole przeprowadzane są nie tylko w Polsce, ale także w innych krajach UE, gdzie sankcje mogą być równie dotkliwe. Warto pamiętać, że nawet pojedynczy kurs bez licencji może kosztować więcej niż sama procedura jej uzyskania.

Nadchodzące zmiany

Przedsiębiorcy wykonujący międzynarodowy transport busami do 3,5 tony powinni być świadomi kolejnych zmian wynikających z Pakietu Mobilności. Od lipca 2026 roku pojazdy te będą musiały być wyposażone w tachografy, a kierowcy będą zobowiązani do rejestrowania czasu pracy oraz przestrzegania przepisów rozporządzenia 561/2006/WE . Oznacza to dodatkowe obowiązki administracyjne i konieczność dostosowania floty.

Podsumowanie

Uzyskanie licencji na transport międzynarodowy do 3,5 tony to kluczowy krok dla każdego przedsiębiorcy planującego zarobkowe przewozy towarów poza granice Polski. Od 2022 roku jest to obowiązek, który dotyczy nawet busów – do tej pory zwolnionych z większości formalności. Proces licencyjny wymaga spełnienia czterech podstawowych warunków: posiadania certyfikatu kompetencji zawodowych, odpowiedniej zdolności finansowej (1 800 euro na pierwszy pojazd), dobrej reputacji oraz bazy eksploatacyjnej.

Koszt uzyskania uprawnień dla jednego pojazdu to około 5 500–5 800 zł, jednak jest to inwestycja, która chroni przed karami sięgającymi 12 000 zł i zapewnia legalne funkcjonowanie na europejskim rynku transportowym.

O Autorze

Kancelaria Royale to zespół ekspertów specjalizujących się w kompleksowym wsparciu przedsiębiorców w zakresie zakładania, sprzedaży i obsługi spółek w Polsce oraz za granicą. Na blogu dzielimy się praktyczną wiedzą dotyczącą prowadzenia działalności gospodarczej, prawa spółek, podatków, restrukturyzacji oraz ekspansji na rynki zagraniczne.

Publikowane materiały powstają z myślą o przedsiębiorcach, którzy szukają rzetelnych i praktycznych informacji pomocnych w podejmowaniu decyzji biznesowych. Poruszamy między innymi tematy związane z gotowymi spółkami, sprzedażą udziałów, zakładaniem firm w innych krajach, działalnością transportową oraz formalnościami związanymi z prowadzeniem biznesu.

Naszym celem jest przedstawianie skomplikowanych zagadnień w jasny i przystępny sposób, aby przedsiębiorcy mogli lepiej rozumieć możliwości, obowiązki i ryzyka związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.