Niemcy to od lat jeden z najważniejszych i największych partnerów handlowych Polski. Silna gospodarka, bliskość geograficzna i chłonny rynek sprawiają, że wiele polskich firm chce podejmować współpracę z niemieckimi podmiotami. Zanim jednak podpiszesz umowę lub rozpoczniesz transakcję, kluczowa jest weryfikacja przyszłego kontrahenta. Działanie to pozwala uniknąć ryzyka, strat finansowych i współpracy z nierzetelnym partnerem.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jaki jest niemiecki odpowiednik KRS i jak uzyskać dostęp do oficjalnych danych. Odpowiedź jest prosta: podstawowym rejestrem jest Handelsregister, czyli niemiecki Rejestr Handlowy.

Ten artykuł to kompletny przewodnik, który krok po kroku wyjaśnia, jak sprawdzić firmę w Niemczech, korzystając z oficjalnych i publicznie dostępnych źródeł.

Czym jest Handelsregister?

Handelsregister to niemiecki Rejestr Handlowy. Jest to oficjalny rejestr publiczny stanowiący główny odpowiednik polskiego Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), zwłaszcza jego rejestru przedsiębiorców.

Rejestr ten jest prowadzony przez niemieckie sądy rejonowe (Amtsgerichte). Centralny dostęp do danych ze wszystkich krajów związkowych (landów) zapewnia wspólny portal internetowy Handelsregisterportal, prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości Nadrenii Północnej-Westfalii.

Kluczowe cechy Handelsregister:

• Dostęp online: Portal jest dostępny pod adresem www.handelsregister.de
• Zawartość: Zawiera informacje o spółkach i innych przedsiębiorstwach, w tym dane o rejestracji, formie prawnej, siedzibie, kapitale, zarządzie (osobach uprawnionych do reprezentacji) i statucie.
• Koszty: Wyszukiwanie konkretnych firm i wgląd do opublikowanych ogłoszeń są bezpłatne i nie wymagają rejestracji. Jednak za pobranie dokumentów opatrzonych numerem rejestracyjnym, takich jak pełne odpisy (wydruki) aktualne, chronologiczne czy historyczne, pobierane są opłaty.
  

Jak sprawdzić firmę w Niemczech? Przewodnik krok po kroku

Weryfikacja niemieckiego kontrahenta nie powinna ograniczać się tylko do jednego rejestru. Aby uzyskać pełen obraz, warto skorzystać z kilku specjalistycznych narzędzi.

Krok 1: Weryfikacja w Handelsregister (Rejestr Handlowy)

To pierwszy i najważniejszy krok.

1. Wejdź na stronę www.handelsregister.de.
2. Portal udostępnia dane o niemieckich podmiotach w kilku językach, w tym angielskim, choć większość szczegółowych dokumentów jest w języku niemieckim.
3. Skorzystaj z opcji „Normal search” (Wyszukiwanie zwykłe) lub „Advanced search” (Wyszukiwanie zaawansowane).
4. Wyszukiwanie konkretnych firm jest możliwe nawet bez znajomości numeru rejestru (HRA lub HRB). Można wyszukiwać po nazwie firmy.
5. Po znalezieniu firmy, możesz bezpłatnie przejrzeć jej podstawowe dane i ogłoszenia rejestrowe.

Krok 2: Sprawdzenie sprawozdań w Unternehmensregister i Bundesanzeiger

Handelsregister zawiera dane rejestrowe, ale informacji o finansach należy szukać gdzie indziej.

• Unternehmensregister (Niemiecki Rejestr Spółek): To platforma, na której znajdziesz informacje o niewypłacalności, rozliczeniach i, co najważniejsze, składanych sprawozdaniach finansowych. Dostępny pod adresem www.unternehmensregister.de, jest on powiązany z portalem Handelsregister.
• Bundesanzeiger (Federalny Dziennik Urzędowy): Prowadzony przez Niemieckie Ministerstwo Finansów, również umożliwia weryfikację sprawozdań finansowych firm.

Krok 3: Weryfikacja numeru VAT (System VIES)

Sprawdzenie, czy firma jest aktywnym podatnikiem VAT, jest kluczowe, zwłaszcza przy transakcjach wewnątrzunijnych.

• Skorzystaj z darmowego narzędzia Komisji Europejskiej: VIES (System Wymiany Informacji o VAT).
• System VIES korzysta bezpośrednio z krajowych baz danych VAT.
• Po wprowadzeniu niemieckiego numeru VAT (USt-IdNr.) otrzymasz jedną z dwóch informacji: numer jest aktywny lub nieaktywny.
• Jeśli numer jest aktywny, system wyświetli również nazwę przedsiębiorstwa oraz adres jego siedziby powiązany z tym numerem.
• Jeśli VIES nie potwierdza numeru, a kontrahent twierdzi, że jest zarejestrowany, może to oznaczać, że musi dokonać dodatkowej rejestracji na potrzeby transakcji transgranicznych w UE.

Krok 4: Sprawdzenie wypłacalności (Insolvenzbekanntmachungen)

Chcesz wiedzieć, czy Twój potencjalny partner nie jest na skraju bankructwa?

• Odwiedź portal Insolvenzbekanntmachungen.de (dostępny pod adresem neu.insolvenzbekanntmachungen.de).
• Jest to oficjalna platforma, na której niemieckie sądy upadłościowe publikują ogłoszenia wymagane przez kodeks upadłościowy.
• Dzięki tej stronie możesz sprawdzić, czy firma znajduje się aktualnie w procesie upadłościowym.

Krok 5: Inne źródła

Weryfikację warto uzupełnić o tzw. biały wywiad (OSINT).

• North Data: Jest to potężna wyszukiwarka gromadząca publiczne informacje o spółkach europejskich z różnych źródeł, w tym rejestrów handlowych, sprawozdań rocznych i patentowych. Pozwala na łatwe sprawdzenie powiązań kapitałowych i personalnych (kto jest w zarządzie w innych firmach).
• Wywiad środowiskowy: Najprostszy sposób to przeszukanie zasobów Internetu. Sprawdź, czy firma posiada stronę internetową, jakie są o niej opinie na forach lub w mediach społecznościowych.
• Zapytaj kontrahenta: Nie bój się poprosić o referencje od innych klientów lub o przedstawienie zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami.
  

Jakie informacje znajdziesz w niemieckim rejestrze handlowym?

Niemiecki rejestr handlowy dzieli się na dwa główne działy, co jest kluczowe dla zrozumienia formy prawnej weryfikowanego podmiotu.

Dział A (HRA) vs. Dział B (HRB) – co oznaczają?

• Dział A (HRA): Jest przeznaczony dla spółek osobowych oraz jednoosobowych działalności gospodarczych. Znajdziesz tu:
  • Osoby prowadzące jednoosobową działalność handlową (e.K. – eingetragener Kaufmann / e.Kfr. – eingetragene Kauffrau).
  • Otwarte spółki handlowe (oHG – offene Handelsgesellschaft).
  • Spółki komandytowe (KG – Kommanditgesellschaft).
  • Europejskie zgrupowania interesów gospodarczych (EWIV).
• Dział B (HRB): Jest przeznaczony dla spółek kapitałowych. Znajdziesz tu:
  • Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung).
  • Spółki akcyjne (AG – Aktiengesellschaft).
  • Spółki komandytowo-akcyjne (KGaA – Kommanditgesellschaft auf Aktien).
  • Spółki europejskie (SE).

Kluczowe dane: forma prawna, siedziba, zarząd, kapitał

Treść rejestru udostępniana jest w różnych formach, najczęściej jako dokument PDF. Dostępne są trzy główne rodzaje wydruków (Abdruck):

1. AD (Aktueller Druck): Wydruk bieżący, zawierający zestawienie wszystkich aktualnie obowiązujących wpisów.
2. CD (Chronologischer Druck): Wydruk chronologiczny, zawierający wszystkie dane od momentu przejścia na rejestr elektroniczny.
3. HD (Historischer Druck): Wydruk historyczny, zawierający dane, które obowiązywały do momentu przeniesienia rejestru do formy elektronicznej.

Każdy z tych wydruków zawiera kluczowe informacje o firmie, takie jak:

• Nazwa firmy (Firma)
• Forma prawna (np. GmbH, AG)
• Siedziba (Sitz) i adres
• Przedmiot działalności (Gegenstand des Unternehmens)
• Osoby uprawnione do reprezentacji (np. zarząd – Geschäftsführer, Vorstand)
• Wysokość kapitału zakładowego (Stammkapital lub Grundkapital)
• Ewentualne oddziały (Zweigniederlassungen)

---

Podstawowe formy prawne działalności w Niemczech (GmbH, AG)

Niemiecki system prawny oferuje wiele form prowadzenia działalności, jednak polscy przedsiębiorcy najczęściej spotkają się z dwiema formami spółek kapitałowych:

• GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung): To bezpośredni odpowiednik polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest to najpopularniejsza i często optymalna forma prawna dla ekspansji na rynek niemiecki. Jest to spółka kapitałowa posiadająca własną osobowość prawną, w której odpowiedzialność wspólników jest ograniczona do wysokości majątku spółki. Minimalny kapitał zakładowy wynosi 25 000 EUR.
• AG (Aktiengesellschaft): To odpowiednik polskiej spółki akcyjnej.

Oprócz nich popularne są także spółki osobowe, takie jak OHG (spółka jawna) czy KG (spółka komandytowa).

---

Podsumowanie: Dlaczego weryfikacja kontrahenta z Niemiec jest kluczowa?

Weryfikacja legalności i wiarygodności firmy z Niemiec to kluczowy krok, który może uchronić Twój biznes przed poważnymi problemami i stratami finansowymi. Niemcy, jako największa gospodarka w Europie i jeden z głównych partnerów handlowych Polski, oferują ogromne możliwości, ale też wiążą się z ryzykiem natrafienia na nierzetelnych partnerów.

Dokładny research i sprawdzenie kontrahenta w rejestrach takich jak Handelsregister, Unternehmensregister oraz w systemie VIES to absolutna podstawa i inwestycja w bezpieczeństwo Twojej firmy. Ufaj tylko sprawdzonym partnerom, których istnienie i status prawny możesz samodzielnie potwierdzić w oficjalnych źródłach.