Działalność transportowa w Polsce jest jednym z kluczowych sektorów gospodarki. Aby spółka transportowa była prowadzona w sposób legalny, niezbędne jest spełnienie szeregu wymogów prawnych,w tym uzyskanie licencji transportowej. W artykule przedstawimy, jak założyć spółkę transportową w Polsce i jakie warunki należy spełnić, aby uzyskać odpowiednie zezwolenia. Artykuł uwzględnia aktualne przepisy na 2025 rok, w tym nowe wymagania dla pojazdów do 3,5 t DMC.

Czym jest spółka transportowa i dlaczego warto ją założyć?

Spółka transportowa to podmiot gospodarczy zajmujący się przewozem osób lub rzeczy, zazwyczaj drogą lądową. W Polsce branża transportowa rozwija się szybko dzięki rosnącemu eksportowi i e-commerce. Założenie spółki transportowej pozwala na legalne prowadzenie działalności, dostęp do unijnych rynków i korzyści podatkowe. Jednak proces wymaga starannego przygotowania, aby uniknąć błędów, które mogą opóźnić start firmy.

Według danych GUS, sektor transportowy w Polsce zatrudnia ponad 1 milion osób, a jego wartość przekracza 200 mld zł rocznie. Jeśli chcesz wejść na rynek transportowy, zacznij od wyboru formy prawnej.

1. Wybór formy prawnej spółki

Wybór odpowiedniej struktury to podstawa sukcesu spółki transportowej. Najpopularniejsze opcje to:

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.) – Idealna rozwiązanie dla spółki transportowej, zakłada ograniczenie odpowiedzialność udziałowców do wysokości wniesionych udziałów. Minimalny kapitał zakładowy spółki wynosi 5 000 zł. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest podmiotem łatwym w zarządzaniu, szczególnie polecanym dla firm z flotą pojazdów.
• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) nie jest co prawda spółką, ale również umożliwia prowadzenie działalności transportowej. W ramach jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel odpowiada całym majątkiem osobistym, co może być problematyczne w branży transportowej. Ryzyko w branży transportowej jest bowiem wysokie ze względu na wypadki na trasie czy opóźnienia dostaw. JDG polecana jest jedynie dla małych firm transportowych na start.
• Spółka komandytowa lub akcyjna – tego typu spółki wybierane są rzadziej, głównie w przypadku większych przedsięwzięć. Wymagają wyższego kapitału i bardziej skomplikowanej struktury.

Przed wyborem skonsultuj się z doradcą podatkowym, aby dostosować formę gotowej spółki transportowej do charakteru i struktury biznesu.

2. Rejestracja spółki

Aby spółka transportowa mogła zacząć prowadzić działalność gospodarczą, należy:

• Zarejestrować firmę w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) przez portal S24.
• Uzyskać numer NIP i REGON: Automatycznie po rejestracji w KRS lub CEIDG.
• Założyć konto bankowe: Dedykowane dla firmy, niezbędne do przeprowadzania transakcji i podnoszenia wiarygodności finansowej spółki.
• Wpłacić kapitał zakładowy (minimum 5 000 zł dla spółki. z o.o.) – w formie pieniężnej lub aportu (np. pojazdy).

Cały proces rejestracji spółki transportowej trwa 1-4 tygodnie w 2025 roku, w zależności od formy.

3. Warunki uzyskania licencji transportowej

Licencja transportowa to kluczowy dokument dla każdej spółki transportowej. Bez niej nie możesz prowadzić przewozów. W 2025 roku wymagania pozostają zgodne z unijnymi regulacjami (Rozporządzenie WE nr 1071/2009). Oto główne warunki:

a) Zatrudnienie Zarządzającego transportem

Spółka transportowa musi zatrudniać osobę z Certyfikatem Kompetencji Zawodowych (CKZ) w transporcie drogowym. Może to być właściciel lub pracownik. CKZ uzyskuje się po egzaminie (koszt ok. 800-1000 zł + szkolenie).

b) Stabilność finansowa

Przedsiębiorca planujący rozpocząć działalność transportową musi wykazać odpowiednie zabezpieczenie finansowe:

• 9 000 euro na pierwszy pojazd,
• 5 000 euro na każdy kolejny pojazd.

Sposób udokumentowania: środki na rachunku bankowym spółki, gwarancja bankowa lub polisa ubezpieczeniowa. Dla pojazdów do 3,5 t DMC (nowe wymagania od 2022) – wspólnotowa licencja spedycyjna jest obowiązkowa przy przewozach międzynarodowych.

c) Baza eksploatacyjna

Firma transportowa potrzebuje rzeczywistego adresu siedziby oraz miejsca do parkowania pojazdów. Adres musi być stały i udokumentowany.

d) Brak zaległości podatkowych i składkowych

Przedsiębiorca planujący świadczyć usługi transportowe nie może mieć zaległości w ZUS i US, a także musi posiadać dobrą reputację, co potwierdzają stosowne zaświadczenia. Dla spółek transportowych z pojazdami powyżej 3,5 t przewidziane są dodatkowe wymogi związane z kontrolą czasu pracy kierowców.

4. Złożenie wniosku o licencję transportową

Po spełnieniu powyższych warunków należy złożyć wniosek o licencję do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD) lub właściwego starostwa powiatowego. Opłata za licencję zależy od okresu jej ważności oraz liczby pojazdów. Czas oczekiwania: 1-3 miesiące. W 2025 roku wnioski składane online przyspieszają proces.

5. Dodatkowe obowiązki spółek transportowych

W momencie, gdy licencja transportowa zostanie uzyskana, firma musi:

• Regularnie odnawiać licencję i certyfikaty (co 5-10 lat),
• Przestrzegać przepisów dotyczących czasu pracy kierowców (Rozporządzenie 561/2006),
• Zapewnić odpowiednie ubezpieczenie pojazdów i OC przewoźnika.
• Prowadzić ewidencję tachografów i raportować do GITD.

Niezgodność grozi karami do 30 000 zł.

Podsumowanie

Zakładanie spółek transportowych w Polsce wymaga spełnienia określonych formalności, kluczowe jest uzyskanie odpowiednich licencji i zezwoleń, zabezpieczenie finansowe oraz dbałość o zgodność z przepisami. Dlatego też znacznie lepszym rozwiązaniem jest gotowa spółka z licencją spedycyjną.

Nie możesz zwlekać z otwarciem firmy transportowej ? Skontaktuj się z nami, oferujemy gotowe spółki z licencją na transport na sprzedaż.