Współpraca polskich firm budowlanych z niemieckim rynkiem otwiera przed przedsiębiorcami wiele możliwości zarobkowych i perspektyw rozwojowych. Jednym z kluczowych aspektów ułatwiających działalność za granicą jest uzyskanie zwolnienia z podatku u źródła, czyli tzw. Freistellung (pełna nazwa: Freistellungsbescheinigung). Dokument ten pozwala uniknąć potrącania 15% podatku budowlanego (Bauabzugsteuer) od wartości usług świadczonych w Niemczech. Jakie korzyści niesie ze sobą posiadanie spółki z Freistellung dla polskich firm budowlanych?

Czym jest Freistellung ?

Freistellung to oficjalny certyfikat wydawany przez niemiecki urząd skarbowy (Finanzamt), który zwalnia wykonawcę usług budowlanych z obowiązku odprowadzania 15% podatku Bauabzugsteuer. Podatek ten dotyczy wszystkich firm – w tym polskich – świadczących usługi budowlane na terenie Niemiec, niezależnie od kraju rejestracji.

Bez Freistellung niemiecki kontrahent musi potrącić tę kwotę z każdej faktury i odprowadzić ją do urzędu, co komplikuje rozliczenia i wpływa na płynność finansową. Obowiązek ten wynika z § 48 EStG (niemieckiej ustawy o podatku dochodowym) i dotyczy usług o wartości powyżej 5000 euro w ciągu roku.

Prawne fundamenty Bauabzugsteuer

Podatek budowlany (Bauabzugsteuer) został wprowadzony w Niemczech od 1 stycznia 2002 roku jako narzędzie walki z pracą na czarno na budowach. Jego celem jest zapobieganie nielegalnej działalności poprzez zagwarantowanie, że każdy wykonawca usług budowlanych będzie zarejestrowany i rozliczający się podatkami. Zwolnienie z tego podatku (Freistellung) przyznawane jest tylko firmom, które spełniają ścisłe warunki prawne i podatkowe.

Dlaczego Freistellung jest ważny dla polskich firm?

Freistellung dla polskiej firmy budowlanej jest szczególnie istotny, ponieważ niemiecki rynek budowlany jest jednym z największych w Europie, a polskie przedsiębiorstwa często realizują tam zlecenia w branżach takich jak montaż, remonty czy instalacje. Posiadanie tego zwolnienia nie jest obowiązkowe, ale bez niego firma traci część wynagrodzenia, którą musi później odzyskiwać w ramach skomplikowanej procedury.

Kto potrzebuje Freistellung?

Kto potrzebuje Freistellung?

Każda firma świadcząca usługi budowlane w Niemczech, w tym polska firma zarejestrowana w Polsce, powinna rozważyć uzyskanie Freistellung. Dotyczy to:

• Generalnych wykonawców budowlanych,
• Podwykonawców zajmujących się np. tynkowaniem, malowaniem, instalacjami,
• Firm jednoosobowych (działalność gospodarcza w Polsce),
• Spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.),
• Działalności Gewerbe (niemieckie przedsiębiorstwa, jeśli mają siedzibię w Polsce).

Wyjątki od wymogu Freistellung

Wyjątkiem są zlecenia o niskiej wartości (poniżej 5000 euro rocznie), gdzie podatek nie jest potrącany. Jeśli firma nie ma zaległości podatkowych w Niemczech i posiada niemiecki numer podatkowy (Steuernummer), może złożyć wniosek o uzyskanie zwolnienia.

Korzyści z posiadania Freistellung dla polskiej firmy

Uzyskanie Freistellung niesie liczne advantages dla polskich przedsiębiorców budowlanych. Oto najważniejsze z nich:

1. Brak potrąceń podatkowych w Niemczech

Dzięki uzyskaniu Freistellung polska firma budowlana nie jest zobowiązana do płacenia 15% podatku u źródła (Bauabzugsteuer) od wartości wykonanych usług. W przeciwnym razie niemiecki kontrahent musiałby potrącić tę kwotę przy każdej płatności, co wpływa na płynność finansową przedsiębiorstwa.

Przykład: Jeśli polska firma wystawia fakturę na 10 000 euro za usługi budowlane:

• bez Freistellung: kontrahent potrąca 1 500 euro (15%), firma otrzymuje 8 500 euro
• z Freistellung: firma otrzymuje pełne 10 000 euro

2. Większa konkurencyjność na niemieckim rynku

Firmy posiadające Freistellung są bardziej atrakcyjne dla niemieckich zleceniodawców, ponieważ nie wiążą się z dodatkowymi formalnościami podatkowymi. Współpraca z takim podmiotem oznacza dla niemieckiego kontrahenta mniej biurokracji oraz szybsze rozliczenia.

Według danych z rynku, polskie firmy z Freistellung mogą zwiększyć obroty o 20-30%, dzięki łatwiejszemu dostępowi do zleceń i lepszej percepcji wśród niemieckich partnerów biznesowych.

3. Ułatwione rozliczenia podatkowe

Bez Freistellung polska firma musi samodzielnie ubiegać się o zwrot potrąconego podatku u niemieckiego urzędu skarbowego, co jest procesem:

• czasochłonnym (może trwać kilka miesięcy do roku),
• wymagającym znajomości niemieckiego prawa podatkowego,
• skomplikowanym administracyjnie (wymaga przedłożenia wielu dokumentów).

Posiadanie zwolnienia eliminuje ten problem i upraszcza administrację firmy, pozwalając na skupienie się na działalności biznesowej.

4. Lepsza płynność finansowa

Brak obowiązku odprowadzania Bauabzugsteuer oznacza, że firma ma do dyspozycji pełną wartość wynagrodzenia za wykonaną pracę. To pozwala na:

• szybszą spłatę zobowiązań.
• lepsze zarządzanie budżetem,
• inwestowanie w rozwój firmy,
• pokrywanie bieżących kosztów działalności,
• utrzymanie zdolności płatniczej,

5. Poprawa relacji z kontrahentami z Niemiec

Niemieccy przedsiębiorcy wolą współpracować z firmami posiadającymi Freistellung, ponieważ:

• pozwala na szybszą rejestrację firmy w systemie dostawców.
• minimalizuje to ryzyko związane z ewentualnymi zobowiązaniami podatkowymi,
• upraszcza procesy fakturowania i płatności,
• buduje większe zaufanie i długoterminowe relacje biznesowe,

Jakie warunki musisz spełnić, aby otrzymać Freistellung?

Aby uzyskać Freistellungsbescheinigung, polska firma musi spełnić kilka ważnych warunków:

1. Rejestracja w Polsce

Aby uzyskać zwolnienie z Bauabzugsteuer, należy złożyć odpowiedni wniosek do niemieckiego urzędu skarbowego (Finanzamt). Do wniosku konieczne jest dołączenie m.in. dokumentacji rejestracyjnej firmy oraz zaświadczenia o nieposiadaniu zaległości podatkowych w Polsce. Proces ten warto powierzyć doradcy podatkowemu, który zadba o poprawność dokumentacji i skuteczność wniosku albo wybrać gotową spółkę oferowaną przez Kancelarię Royale.

2. Brak zaległości podatkowych

Kluczowy warunek to brak zaległości podatkowych zarówno w Polsce, jak i potencjalnie w Niemczech. Firma powinna posiadać:

• zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami wydane przez polski urząd skarbowy (certyfikat rezydencji podatkowej),
• potwierdzenie terminowego składania deklaracji podatkowych,
• brak problemów z organami podatkowymi.

3. Rzeczywista działalność budowlana

Firma musi wykazać, że rzeczywiście wykonuje usługi budowlane na terenie Niemiec. Potwierdzeniem mogą być:

• kopie umów zawartych z niemieckimi kontrahentami,
• kopie wystawionych faktur za wykonane prace,
• zaświadczenia od zleceniodawców,
• dokumenty opisujące charakter wykonywanych prac.

4. Niemiecki numer podatkowy (Steuernummer)

Przed złożeniem wniosku o Freistellung, firma powinna posiadać niemiecki numer podatkowy (Steuernummer). Numer ten przydzielany jest automatycznie przez Finanzamt po zarejestrowaniu się w Niemczech.

Jak uzyskać Freistellung dla polskiej firmy? Krok po kroku

Aby uzyskać zwolnienie z Bauabzugsteuer, należy postępować zgodnie z poniższą procedurą:

Krok 1: Ustalenie właściwego urzędu skarbowego (Finanzamt)

Polskie firmy budowlane przypisane są automatycznie do jednego z 4 urzędów skarbowych w Niemczech, w zależności od pierwszej litery nazwiska właściciela lub firmy:

Litery	Urząd skarbowy	Miasto
A–G	Finanzamt Hameln	Hameln
H–Ł	Finanzamt Oranienburg	Oranienburg
M–R	Finanzamt Cottbus	Cottbus
S–Ż	Finanzamt Nördlingen	Nördlingen

Każdy urząd obsługuje tysiące polskich firm, posiada doświadczenie w pracy z dokumentami w języku polskim i rozumie specyficzne wyzwania związane z rejestracją zagraniczną.

Krok 2: Przygotowanie dokumentacji

Konieczne jest zgromadzenie wszystkich wymaganych dokumentów. W przypadku polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, są to:

• wpis do KRS z tłumaczeniem na język niemiecki,
• umowa spółki w tłumaczeniu,
• certyfikat rezydencji podatkowej z polskiego urzędu skarbowego,
• kopie faktur lub umów z klientami niemieckimi,
• dane wspólników i kopie ich dowodów osobistych,
• numer rachunku bankowego (IBAN, SWIFT),
• NIP europejski (jeśli został wydany),
• opis wykonywanych prac (szczegółowy, zawierający informacje o rodzaju usług).

Krok 3: Sporządzenie wniosku (Antrag auf Freistellungsbescheinigung)

Wniosek o Freistellung nie ma ustandaryzowanego formularza – należy go samemu sporządz ić w formie pisma do właściwego Finanzamt. Pismo powinno zawierać:

• dane identyfikacyjne firmy (nazwa, adres w Polsce, numer podatkowy/NIP),
• opis zakresu wykonywanych usług budowlanych,
• informacja o niemiecki numer podatkowy (Steuernummer), jeśli już został przydzielony,
• oświadczenie o braku zaległości podatkowych,
• załączniki (dokumenty wymienione wyżej).

Wiele firm powierza sporządzenie tego dokumentu doradcy podatkowemu w celu zapewnienia poprawności i kompletności.

Krok 4: Złożenie wniosku

Wniosek można złożyć:

• osobiście w siedzibie odpowiedniego Finanzamt,
• pocztą (zalecane: paczka zarejestrowana),
• poprzez reprezentanta (doradca podatkowy, prawnik, biuro rachunkowe).

Pozytywnym jest złożenie wniosku równolegle z wnioskiem o Steuernummer, jeśli firma jeszcze go nie posiada. Pozwala to zaoszczędzić czas i przyspieszyć całą procedurę.

Krok 5: Oczekiwanie na decyzję

Po złożeniu wniosku Finanzamt przeprowadza weryfikację dokumentów i sytuacji podatkowej firmy. W tym okresie:

• urząd sprawdza kompletność dokumentacji,
• weryfikuje informacje o rejestracji w Polsce,
• sprawdza brak zaległości podatkowych,
• potwierdza rzeczywistą działalność budowlaną.

Ile czasu trwa uzyskanie Freistellung?

Procedura uzyskania Freistellung dzieli się na dwie fazy:

Faza 1: Uzyskanie Steuernummer (niemiecki numer podatkowy)

• Czas oczekiwania: 2–4 tygodnie (czasami do 2 miesięcy)
• Zalecenie: Złożyć wniosek równocześnie z wnioskiem o Freistellung

Faza 2: Uzyskanie Freistellungsbescheinigung

• Średni czas: 1–2 miesiące (w niektórych przypadkach do 3 miesięcy)
• Zależy od: kompletności dokumentacji, obciążenia Finanzamt, aktualnej sytuacji podatkowej

Łącznie proces może trwać od 6 do 16 tygodni, ale wiele firm otrzymuje decyzję szybciej.

Przyspieszenie procedury

Aby przyspieszyć proces, można:

• złożyć wniosek osobiście w Finanzamt (zamiast pocztą),
• zapewnić pełną i poprawną dokumentację przy pierwszym złożeniu,
• kontaktować się z Finanzamt w przypadku pytań,
• skonsultować się z doradcą podatkowym znającym procedury.

Jak długo ważne jest Freistellung?

• pierwsze zwolnienie – zwykle na 3 miesiące,
• kolejne – na rok lub do 3 lat, w zależności od historii podatkowej firmy.

Przedłużenie Freistellung

Należy złożyć wniosek 2 miesiące przed wygaśnięciem obecnego certyfikatu. Finanzamt weryfikuje m.in.:

• brak zaległości podatkowych,
• terminowe składanie deklaracji,
• czy prace nie trwają ponad rok w jednym miejscu (ryzyko zakładu podatkowego).

Zwrot podatku budowlanego

Zwrot przysługuje, jeśli:

• Podatek został potrącony z powodu braku ważnego Freistellung,
• wszystkie faktury i dokumenty dotyczące prac zostały prawidłowo wystawione,
• dokumentacja jest kompletna i przejrzysta.

Jak złożyć wniosek o zwrot?

Procedura zwrotu (Antrag auf Erstattung von Abzugsbeträgen):

1. Przygotować kopie polskiego PIT-u za rok, za który staramy się odzyskać podatek,
2. Zebrać kopie wszystkich faktur wystawionych za prace w Niemczech, z których podatek budowlany został pobrany,
3. Uzyskać protokoły transmisji podatku budowlanego do Finanzamt przez zleceniodawcę (Anmeldung über den Steuerabzug bei Bauleistungen),
4. Złożyć wniosek w odpowiednim Finanzamt.

Terminy składania wniosku o zwrot

Krytycznie ważny termin: Wniosek należy złożyć do końca drugiego roku następującego po roku, w którym podatek został pobrany.

Przykład: Jeśli podatek został potrącony w 2024 roku, wniosek musi być złożony najpóźniej do 31 grudnia 2026 roku.

Jakie usługi budowlane podlegają opodatkowaniu Bauabzugsteuer?

Warto wiedzieć, które usługi podlegają podatkowaniu, a które nie podlegają:

Usługi podlegające opodatkowaniu (15% Bauabzugsteuer):

• Stawianie budowli i prace konstrukcyjne,
• Konserwacja budynków i przeprowadzane remonty,
• Przebudowa i rozbiórka budynku,
• Instalacja okien, drzwi, wind, schodów ruchomych, urządzeń grzewczych,
• Instalacja oświetlenia i urządzeń elektrotechnicznych,
• Montaż rusztowań,
• Układanie przewodów instalacyjnych,
• Prace związane z izolacją i dociepleniem budynków.

Usługi nie podlegające opodatkowaniu:

• Dostawy materiałów budowlanych (np. betonu, cementu, stali),
• Udostępnianie urządzeń budowlanych (wynajem kopiarek, żurawi, itp.),
• Instalacja kontenerów użytkowych lub toalet na placu budowy,
• Utylizacja odpadów budowlanych,
• Wykonywanie przeglądów technicznych.

Podsumowanie

Freistellung to istotne udogodnienie dla polskich firm budowlanych działających na rynku niemieckim. Brak obowiązku odprowadzania podatku u źródła zwiększa konkurencyjność, poprawia płynność finansową i upraszcza rozliczenia podatkowe. Dla firm, które regularnie realizują kontrakty w Niemczech, uzyskanie tego zwolnienia powinno być priorytetem. Inwestycja w ten dokument bądź w gotową spółkę z Freistellung zwraca się szybko dzięki uniknięciu strat na podatkach i łatwiejszemu pozyskiwaniu zleceń.

Zapraszamy również do zapoznania się z artykułem na temat spółek transportowych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Ile trwa uzyskanie Freistellung?
Średnio 1–2 miesiące, ale może być krócej (3–4 tygodnie) lub dłużej (do 3 miesięcy), w zależności od kompletności dokumentacji i obciążenia Finanzamt.

Czy Freistellung można uzyskać wstecz?
Nie – obowiązuje tylko na przyszłość. Jednak potrącone kwoty można odzyskać w procedurze zwrotu (Antrag auf Erstattung), jeśli spełnisz warunki czasowe i dokumentacyjne.

Czy trzeba odnawiać Freistellung?
Tak – zaświadczenie wydawane jest na określony czas (3 miesiące dla pierwszego wydania, następnie 1–3 lata) i wymaga odnowienia. Odpowiedzialność za śledzenie terminu wygaśnięcia spoczywa na firmie.

Co w przypadku odmowy?
Najczęstsze przyczyny odmowy:

• Brak rejestracji w Polsce – firma nie figuruje w CEiDG lub KRS,
• Zaległości podatkowe – w Polsce lub potencjalnie w Niemczech,
• Niepełna dokumentacja – brakuje wymaganych załączników,
• Brak dowodów rzeczywistej działalności – brak kopii faktur lub umów,
• Błędy w tłumaczeniach – dokumenty nie są zalegalizowane.

Rozwiązanie: Należy sprawdzić sytuację podatkową, uzupełnić dokumentację i złożyć nowy wniosek. Wiele firm udaje się uzyskać zwolnienie po poprawieniu błędów.

Czy mogę uzyskać Freistellung dla kilku zleceniodawców jednocześnie?

Tak – Freistellung wydawane jest dla całej firmy, a nie dla konkretnych kontrahentów. Certyfikat obowiązuje dla wszystkich prac budowlanych wykonywanych na terenie Niemiec.

Czy Freistellung i VAT to to samo?

Nie – to dwa zupełnie różne mechanizmy:

• Freistellung – zwolnienie z podatku budowlanego (Bauabzugsteuer, 15%)
• Zwolnienie z VAT – zwolnienie z podatku od towarów i usług (VAT, 19%)

Firma może posiadać Freistellung i jednocześnie być zarejestrowana do VAT w Niemczech, lub mieć oba zwolnienia jednocześnie – zależy od struktury biznesu.

Zobacz również: Gotowe spółki z VAT – sprzedaż spółek Warszawa
Zobacz również: Czysta spółka na sprzedaż – czy warto zakupić tego typu podmiot ?  Zobacz również: Gotowe spółki z licencją transportową – przewodnik